Часто, коли Замовник готує тендерну документацію для торгів він визначає дату запуску проекту і фіксований час на підготовку до запуску новоспеченим підрядником.
Буває так, що умови, які вказані в тендерній документації обмежують час на підготовку, тим самим заганяючи в кут учасників торгів. Далі, неминуче, провальний або неефективний запуск проекту, штрафи, відмова від співробітництва, в крайньому випадку - юридичні суперечки. А це все - час, зусилля і звичайно ж кошти.
Скільки часу варто відвести підряднику на запуск клінінгового (аутсорсингового) контракту і які дні запуску не варто зазначати у тендерній документації?
Правильна публічна, але трохи лукава відповідь - найзручніший той день запуску і ті дедлайни, які найбільш зручні Клієнту.
Але правильна і чесна відповідь така: той день, коли і Клієнт і аутсорсинговий оператор готові на 100% і ніхто не буде червоніти перед керівництвом, співробітниками, перед пресою або жителями міста. Так як же заздалегідь Клієнту розрахувати час, необхідний постачальнику послуг для запуску? Що вказати в тендерній документації, щоб старт проекту пройшов максимально ефективно і якісно? Спираючись на власний досвід, ми з радістю поділимося своїм баченням в надії, що цей матеріал знайде свого читача.
Дуже часто Замовники призначають дату старту контракту на державні свята, а саме: 1 січня, Різдво, 1 травня, 8 березня, 1 вересня.
Очевидно, що Новий Рік, Різдво, травневі та інші не менш значущі свята - це найскладніший час для запуску клінінгових, кейтерингових, сервісних контрактів. Чому? Відповідь очевидна:
- знижений тонус всіх служб країни;
- часто перекриті центри міст і немає шансів доставити техніку;
- часто не працюють логістичні оператори;
- не працюють постачальники;
- потенційний персонал не готовий виходити на роботу;
- не працюють банки і видати готівку персоналу на екстрені випадки не реально;
- багато державні об'єкти необхідно обслуговувати з 6:00 і навіть з 5:00, а це фізично і логістично в святковий день занадто дорого.
1 вересня - це час, коли мами і бабусі (основний персонал клінінгу та кейтерінгу) ведуть дітей до школи. Є свої складності, але їх, виходячи з нашого досвіду, можна вирішити.
То який же день, дата, період, пора року найбільш вдалі для спокійного, методичного запуску аутсорсингового контракту, де наявність якісного персоналу - ключовий фактор успіху?
Згідно з нашій «Процедурі підготовки і запуску контракту» процес підготовки займає від 5 днів до 3-х тижнів. Це залежить від того, чи є на території країни імпортні складові:
- техніка;
- спеціальний інвентар;
- спеціальна хімія і т.п.
У період підготовки включені такі процеси, як:
- пошук персоналу;
- інструктаж персоналу;
- підбір спецодягу по типорозміру;
- повідомлення ДПІ про найнятих працівників (це можливо тільки якщо Договір із Замовником вже підписаний);
- оформлення банківських зарплатних проектів;
- формування складського запасу;
- розробка та затвердження технологічних карт і інші процеси, в які залучені юристи, операційний департамент, бухгалтерія, фінансові департаменти і, звичайно, кадрова служба.
Досить часто великі аутсорсери чують від потенційних клієнтів фразу: «Ви велика компанія, Ви повинні вміти запуститися за 1 день». Але такі ж помилки допускали і воєначальники: «Ви велика армія - ви зможете». І втрачали війська.
Без скоординованої роботи, без резервів, інструктажу, тренінгів і т. П. - шанси зіпсувати свою репутацію обом підприємствам стрімко зростають до 100%.
Але, найголовніше, з чого починається підготовка - це підписаний Договір з усіма додатками. У Договорі, крім основної частини, повинні бути описані питання якості, рекламацій, способи усунення рекламацій, адекватні штрафні санкції, питання кадрової ротації, пропускний режим, описані місця для правильного, безпечного зберігання хімії, інвентарю, техніки і спецодягу. Як ми бачимо наочно, якісний і перфектний запуск проектів залежить не тільки від компетенцій і ресурсів постачальника, але і в пропорційній мірі від Замовника послуг.
На сьогодні, багато Договорів, особливо в державному секторі, просякнуті духом небезпечного спрощення, духом перенесення відповідальності своїх функцій на аутсорсера, протиріччями за часом і способом виконання контрактів.
Відверто кажучи, деякі з них абсолютно не реально виконати виходячи з вимог і бюджетів, але, тим не менш, знаходяться учасники і таких торгів, і переможці і, найцікавіше, працюють роками без штрафів. Що це означає - кожен додумає сам.
Найправильніша дата запуску та, яка забезпечує повноцінний, справжній процес підготовки до запуску, що не суперечить Закону, не суперечить здоровому глузду і дає можливість обом сторонам провести якісні торги, і професійно виконати домовленості контракту.