Часто, когда Заказчик готовит тендерную документацию для торгов он определяет дату запуска проекта и фиксированное время на подготовку к запуску новоиспечённым подрядчиком.

Бывает так, что условия, которые указаны в тендерной документации ограничивают время на подготовку, тем самым загоняя в угол участников торгов. Далее, неизбежно, провальный или не эффективный запуск проекта, штрафы, отказ от сотрудничества, в крайнем случае – юридические споры. А это всё - время, усилия и конечно же средства.

Сколько времени стоит отвести подрядчику на запуск клинингового (аутсорсингового) контракта и какие дни запуска не стоит указывать в тендерной документации?

Правильный публичный, но чуть лукавый ответ – самый удобный тот день запуска и те дедлайны, которые наиболее удобны Клиенту.

Но правильный и честный ответ такой: тот день, когда и Клиент и аутсорсинговый оператор готовы на 100% и никто не будет краснеть перед руководством, сотрудниками, перед прессой или жителями города. Так как же заранее Клиенту рассчитать время необходимое поставщику услуг для запуска? Что указать в тендерной документации, чтобы старт проекта прошёл максимально эффективно и качественно? Опираясь на собственный опыт, мы с радостью поделимся своим видением в надежде, что этот материал найдёт своего читателя.

Очень часто Заказчики назначают дату старта контракта на государственные праздники, а именно: 1 января, Рождество, 1 мая, 8 марта, 1 сентября.

Очевидно, что Новый Год, Рождество, майские и другие не менее значимые праздники – это самое сложное время для запуска клининговых, кейтеринговых, сервисных контрактов. Почему? Ответ очевиден:

  • пониженный тонус всех служб страны;
  • часто перекрыты центры городов и нет шансов доставить технику;
  • часто не работают логистические операторы;
  • не работают поставщики;
  • потенциальный персонал не готов выходить на работу;
  • не работают банки и выдать наличные персоналу на экстренные случаи не реально;
  • многие государственные объекты необходимо обслуживать с 6:00 и даже с 5:00, а это физически и логистически в праздничный день слишком дорого.

1 сентября – это время, когда мамы и бабушки (основной персонал клининга и кейтеринга) ведут детей в школу. Есть свои сложности, но они, исходя из нашего опыта, решаемы.

Так какой же день, дата, период, пора года наиболее удачны для спокойного, методичного запуска аутсорсингового контракта, где наличие качественного персонала – ключевой фактор успеха?

Согласно нашей «Процедуре подготовки и запуска контракта» процесс подготовки занимает от 5 дней до 3-х недель. Это зависит от того, есть ли на территории страны импортные составляющие:

  • техника;
  • специальный инвентарь;
  • специальная химия и т.п. 

В период подготовки включены такие процессы, как:

  • поиск персонала;
  • инструктаж персонала;
  • подбор спецодежды по типоразмерам;
  • уведомление ГНИ о нанятых сотрудниках (это возможно только если Договор с Заказчиком уже подписан);
  • оформление банковских зарплатных проектов;
  • формирование складского запаса;
  • разработка и утверждение технологических карт и другие процессы, в которые вовлечены юристы, операционный департамент, бухгалтерия, финансовые департаменты и, конечно, кадровая служба.

Довольно часто крупные аутсорсеры слышат от потенциальных клиентов фразу: «Вы большая компания, Вы должны уметь запуститься за 1 день». Но такие же ошибки допускали и военачальники: «Вы большая армия – вы сможете». И теряли войска.

Без скоординированной работы, без резервов, инструктажа, тренингов и т. п. – шансы испортить свою репутацию обеим предприятиям стремятся к 100%.

Но, самое главное, с чего начинается подготовка – это подписанный Договор со всеми приложениями. В Договоре, помимо основной части, должны быть описаны вопросы качества, рекламаций, способы устранения рекламаций, адекватные штрафные санкции, вопросы кадровой ротации, пропускной режим, описаны места для правильного, безопасного хранения химии, инвентаря, техники и спецодежды. Как мы видим наглядно, качественный и перфектный запуск проектов зависит не только от компетенций и ресурсов поставщика, но и в пропорциональной степени от Заказчика услуг.

На сегодня, многие Договоры, особенно в государственном секторе, пропитаны духом опасного упрощения, духом переноса ответственности своих функций на аутсорсера, противоречиями по времени и способу выполнения контрактов.

Откровенно говоря, некоторые из них абсолютно не реально выполнить исходя из требований и бюджетов, но, тем не менее, находятся и участники таких торгов, и победители и, самое интересное, работают годами без штрафов. Что это означает – каждый додумает сам.

Самая правильная дата запуска та, которая обеспечивает полноценный, настоящий процесс подготовки к запуску, не противоречит Закону, не противоречит здравому смыслу и даёт возможность обеим сторонам провести качественные торги, и профессионально выполнить договоренности контракта.