При підготовці тендера з прибирання дуже важливо сконцентруватися на вихідних даних, а саме на технічному завданні. Дуже важливо у ТЗ показати певний перелік питань, який допоможе провести відкритий, чесний та ефективний відбір підрядника. Нижче наведено рекомендації від наших фахівців з ключових питань та основних розділів ТЗ. Всі характеристики, які ми наведемо нижче, повинні показувати основні якості, які враховуються замовником при розгляді та аналізі тендерних пропозицій. Не можна допускати написання розпливчастої інформації, яку потенційні постачальники послуг зможуть оцінити подвійно і що дасть змогу ціновим маневрам. Не можна використовувати неточні дані, які можуть сприйняти учасники тендеру двозначно, а також у майбутньому використані для зловживання службових повноважень.

 

Технічне завдання з прибирання: описова частина 

Описова частина технічного завдання тендеру – один з основних елементів, в якому необхідно чітко визначити цілі, завдання, основні параметри об'єкта, що розглядається. Це надасть можливість надати правильну оцінку майбутніх робіт, що особливо важливо для замовника.

 

Основні характеристики об'єкта, який необхідно буде прибирати:

 

  • призначення організації (Лікарня, Промислове підприємство, Офіс, Торгово-розважальний центр);
  • кількість площ з деталізацією (якщо є кілька поверхів, необхідно вказувати площу кожного з них в обов'язковому порядку), важливим є поділ на внутрішню та зовнішню територію;
  • перелік тих поверхонь, які потребують специфічного прибирання з використанням спеціальних засобів (різні типи поверхонь: скло, килимове покриття та інше);
  • різновид приміщення (технічний коридор, складське або офісне приміщення, сантехнічний вузол, операційна та ін.), описова характеристика територіального розміщення (газон, зона для пішоходів, місце для паркування).

 

Опис властивостей об'єкта:

 

  • різновид використовуваної поверхні, а також обов'язкова прив'язка до певного приміщення, описаного раніше;
  • наявність ліфтів, ескалаторів, інших елементів, а також їх кількість у робочій будівлі;
  • кількість вхідних елементів (дверей, воріт);
  • розташування та кількість сантехнічних приміщень;
  • інші структурні особливості будівництва.

 

Рекомендації з боку замовника щодо надання додаткового пакета послуг, а також методи та способи розрахунків оплати:

 

  • організація постачання витратних матеріалів для санвузлів та інших товарів;
  • заміна, очищення та розкладка брудозахисних килимів при вході;
  • надання рідкого мила, засобів гігієни та інших засобів для чищення;
  • вивезення снігу, сміття, надання ресурсів проти ковзання;
  • інші побажання замовника, які додатково вписуються в умови контракту, а також розраховуються окремо.

 

Особливості та графік роботи підприємства:

 

  • Необхідно чітко визначити періодичність виконання тих чи інших робіт, які будуть зафіксовані у договорі

 

При оформленні описової частини технічного завдання часто виникають проблеми. Серед них особливо поширеними є такі:

 

  • площі об'єкта, які не мають підтвердження на плануванні – це фальшиве збільшення території;
  • вказуються площі, які більше не обслуговуються або зовсім не існують – це несе корупційні ризики, збільшує витрати на обслуговування, надає недостовірну інформацію підрядникам;
  • вказуються площі, що не обслуговуються, які повинні обслуговуватися, що знижує вартість послуги – при цьому знижується якість, що не вигідно для замовника;
  • вказуються площі для прибирання без урахування меблів, що розташовані в приміщенні – це не дає можливості правильно оцінити обсяги робіт для прибирання, що знижує якість послуги, що надається;
  • надається завищена частотність виконання прибирання, що тягне за собою збільшення витрат і персоналу для виконання поставленого завдання – це несе корупційні ризики.

 

Якщо складно самостійно на місці визначити та оцінити наведені вище параметри (брак людей, немає основних даних, немає часу), рекомендується запросити фахівців для всіх вимірів або надати підрядникам можливість провести аудити до проведення тендеру. Це допоможе скласти описову частину технічного завдання правильно, з усіма характеристиками.

 

Забезпечення ресурсами: 

Ресурсна частина технічного завдання одна із найважливіших. Основна мета – показати та описати всі необхідні ресурси/інструменти, які будуть використовуватись для виконання поставленого завдання. Якщо замовник має власне уявлення з цього питання, то необхідно відобразити це в даному розділі технічного завдання. Основні параметри:

 

1. Обладнання:

  • вказівка ​​всіх робочих характеристик обладнання з повним маркуванням, функціональними особливостями, робочим ресурсом, продуктивністю та заявленою потужністю;
  • терміни проведення ремонтних робіт чи заміни певних деталей – амортизації;
  • необхідну кількість обладнання для забезпечення необхідної продуктивності підприємства та для ефективного прибирання;
  • необхідна комплектація всіх компонентів систем, що розглядаються.

 

2. Інвентар:

  • список допоміжного інвентарю, що використовується;
  • моделі та марки інвентарю, що розглядається;
  • повний перелік всіх компонентів кожної моделі та марки.

 

3. Вимоги до використовуваних хімічних речовин для збирання (при необхідності).

 

4. Особливі вимоги до зовнішнього вигляду працівників, наявності спеціального захисного одягу, а також дозволів та допусків на певні ділянки об'єкта.

 

5. Кількість співробітників:

  • спеціалісти необхідного рівня кваліфікації (оператори, двірники, прибиральники та інші);
  • кількість змін для кожного співробітника, тривалість (денна чи нічна);
  • кількість людей для роботи в одну зміну, а також налагоджений графік роботи працівників під час зміни;
  • вказується можливість залучення додаткового персоналу, залежно від ситуації.

 

Усі дані надаються у вигляді таблиць. Так набагато простіше перевіряти достовірність поданої інформації від підрядників.

 

Зверніть особливу увагу на те, що при складанні ресурсного забезпечення технічного завдання (якщо не буде вказано чітких та кількісних параметрів) можуть виникнути такі проблеми при аналізі комерційних пропозицій:

 

  • зазначеної кількості працівників буде недостатньо для виконання роботи із заявленою якістю;
  • кількість персоналу завищена, що зазнає зайвих витрат;
  • не вказано чіткого графіка виконання трудових обов'язків, що може призвести до неякісного виконання робіт;
  • підрядник може врахувати низьке за якістю та дешеве обладнання, що надалі призведе до неякісного виконання робіт за договором;
  • не враховано кількість обладнання та його продуктивність.

 

Команда Гріффін має більш ніж 18-річний досвід роботи у сфері обслуговування нерухомості. За нашими плечима сотні проєктів по всій Україні та кількість наших клієнтів постійно зростає, оскільки ми пропонуємо якісне та ефективне обслуговування об'єктів як комерційної, так і державної форми власності. Наша велика та дружна команда має величезний досвід участі у тендерах і завжди відкрита до нових проектів. Наша бездоганна репутація показує, що всі наші замовники довіряють нам, а ми, зі свого боку, виправдовуємо цю довіру та гарантуємо високу якість наших послуг.

 

Ми готові відповісти на будь-які питання, що вас цікавлять, а також допомогти зі складанням технічної частини для вашого тендеру. Консультації та аудити безкоштовні.

 

Поставте питання нашим фахівцям:

ofice@griffin.ua

073 333 99 33