При подготовке тендера по уборке очень важно сконцентрироваться на исходных данных, а именно на техническом задании. Очень важно в ТЗ отразить определенный перечень вопросов, который поможет провести открытый, честный и эффективный отбор подрядчика. Ниже приведены рекомендации от наших специалистов по ключевым вопросам и основным разделам ТЗ. Все характеристики, которые мы приведем ниже должны отображать основные качества, которые учитываются заказчиком при рассмотрении и анализе тендерных предложений. Нельзя допускать написание расплывчатой информации, которую потенциальные поставщики услуг смогут оценить двояко и что даст возможность для ценовых маневров. Нельзя использовать неточные данные, которые могут быть восприняты участниками тендера двусмысленно, а также в будущем использованы для злоупотребления служебных полномочий.

 

Техническое задание по уборке: описательная часть
 

Описательная часть технического задания тендера – один из основных элементов, в котором необходимо четко определить цели, задачи, основные параметры рассматриваемого объекта. Это даст возможность предоставить правильную оценку предстоящих работ, что особо важно для заказчика.

 

Основные характеристики объекта, который необходимо будет убирать:

 

  • предназначение организации (больница, промышленное предприятие, офис, торгово-развлекательный центр);
  • количество площадей с детализацией (если есть несколько этажей, необходимо указывать площадь каждого из них в обязательном порядке), важно разделение на внутреннюю и внешнюю территорию;
  • перечень тех поверхностей, которые нуждаются в специфической уборке с использованием специальных средств (разные типы поверхностей: стекло, ковровое покрытие и прочее);
  • разновидность помещения (технический коридор, складское или офисное помещение, сантехнический узел, операционная и др.), описательная характеристика территориального размещения (газон, зона для пешеходов, парковочное место).

 

Описание свойств объекта:

 

  • разновидность используемой поверхности, а также обязательная привязка к определенному помещению, описанному ранее;
  • наличие лифтов, эскалаторов, прочих элементов, а также их количество в рабочем здании;
  • количество входных элементов (дверей, ворот);
  • расположение и число сантехнических помещений;
  • прочие структурные особенности постройки.

 

Рекомендации со стороны заказчика по предоставлению дополнительного пакета услуг, а также методы и способы расчетов оплаты:

 

  • организация поставки расходных материалов для санузлов и других товаров;
  • замена, очистка и раскладка грязезащитных ковров при входе;
  • предоставление жидкого мыла, средств гигиены и прочих чистящих средств;
  • вывоз снега, мусора, предоставление ресурсов против скольжения;
  • прочие пожелания со стороны заказчика, которые дополнительно вписываются в условия контракта, а также рассчитываются отдельно.

 

Особенности и график работы предприятия:

 

  • Необходимо четко определить периодичность выполнения тех или иных работ, которые будут зафиксированы в договоре.

 

При оформлении описательной части технического задания часто возникают проблемы. Среди них особо распространенными являются следующие:

 

  • площади объекта, которые не имеют подтверждения на планировке – то есть это фальшивое увеличение территории;
  • указываются площади, которые больше не обслуживаются или совсем не существуют – это несет коррупционные риски, увеличивает затраты на обслуживание, предоставляет недостоверные сведения подрядчикам;
  • указываются необслуживаемые площади, которые должны обслуживаться, что снижает стоимость услуги – при этом снижается качество, что не выгодно для заказчика;
  • указываются площади для уборки без учета мебели, располагаемой в помещении – это не дает возможности правильно оценить объемы работ для уборки, что снижает качество предоставляемой услуги;
  • предоставляется завышенная частотность выполнения уборки, что влечет за собой увеличение расходов и используемого персонала для выполнения поставленной задачи – это несет коррупционные риски.

 

Если сложно самостоятельно на месте определить и оценить приведенные выше параметры (нехватка людей, нет основных данных, нет времени), рекомендуется пригласить специалистов для всех замеров или предоставить подрядчикам возможность провести аудиты до проведения тендера. Это поможет составить описательную часть технического задания правильно, с соблюдением всех характеристик.

 

Обеспечение ресурсами
 

Ресурсная часть технического задания является одной из самых важных. Основная цель – отразить и описать все необходимые ресурсы/инструменты, которые будут использоваться для выполнения поставленной задачи. Если у заказчика есть собственное представление по данному вопросу, то необходимо отразить это в данном разделе технического задания. Основные параметры:

 

1. Оборудование:

  • указание всех рабочих характеристик оборудования с полной маркировкой, функциональными особенностями, рабочим ресурсом, производительностью и заявленной мощностью;
  • сроки проведения ремонтных работ или замены определенных деталей – амортизации;
  • необходимое количество оборудования для обеспечения требуемой продуктивности предприятия и для эффективной уборки;
  • необходимая комплектация всех компонентов рассматриваемых систем.

 

2. Инвентарь:

  • список используемого вспомогательного инвентаря;
  • модели и марки рассматриваемого инвентаря;
  • полный перечень всех компонентов каждой модели и марки.

 

3.     Требования к используемым химическим веществам для совершения уборки (при необходимости).

 

4.     Особые требования к внешнему виду сотрудников, наличию специальной защитной одежды, а также разрешений и допусков на определенные участки объекта.

 

5.     Количество сотрудников:

  • специалисты требуемого уровня квалификации (операторы, дворники, уборщики и прочие);
  • количество смен для каждого сотрудника, продолжительность (дневная или ночная);
  • количество людей для работы в одну смену, а также отлаженный график работы сотрудников во время смены;
  • указывается возможность привлечения дополнительного персонала в зависимости от ситуации.

 

Все данные предоставляются в виде таблиц. Так намного проще проверять достоверность представленной информации от подрядчиков.

 

Обратите особое внимание на то, что при составлении ресурсного обеспечения технического задания (если не будут указаны четкие и количественные параметры) могут возникнуть следующие проблемы при анализе коммерческих предложений:

 

  • указанного количества работников будет недостаточно для выполнения работы с заявленным качеством;
  • количество персонала завышено, что несет лишние затраты;
  • не указан четкий график выполнения трудовых обязанностей, что может привести к некачественному выполнению работ;
  • подрядчик может учесть низкое по качеству и дешевое оборудование, что в дальнейшем приведет к некачественному выполнению работ по договору;
  • не учтено количество оборудования и его производительность.

 

Команда Гриффин имеет более чем 18-ти летний опыт работы в сфере обслуживания недвижимости. За нашими плечами сотни проектов по всей Украине, и количество наших клиентов постоянно возрастает, так как мы предлагаем качественное и эффективное обслуживание объектов как коммерческой, так и государственной формы собственности. Наша большая и дружная команда имеет огромный опыт в участии в тендерах и всегда открыта к новым проектам. Наша безупречная репутация показывает, что все наши заказчики доверяют нам, а мы со своей стороны оправдываем это доверие и гарантируем высокое качество наших услуг. 
 

Мы готовы ответить на любые интересующие вас вопросы, а также помочь с составлением технической части для вашего тендера. Консультации и аудиты бесплатны. 

 

Задайте вопрос нашим специалистам:

ofice@griffin.ua

073 333 99 33