Як всім відомо, більшість наших співвітчизників дещо скептично ставилися до проведення пісенного конкурсу Eurovision 2017 Україна. Багато ЗМІ раз у раз обговорювали неякісну підготовку і ставили під сумнів успішність проекту. На щастя, команді Імпел Гріффін випав шанс зсередини спостерігати за копіткою роботою професіоналів, безпосередньо беручи участь в історичній події. Україна черговий раз довела всім скептикам і європейським країнам, що ми можемо проводити такі масштабні заходи і можемо це робити на дійсно гідному рівні.

Сьогодні, коли емоційний стан після конкурсу стабілізувався, настав час зробити висновки і проаналізувати роботу сотні людей, чию діяльність не висвітлювали спалахами фото і відеокамер.

На питання відповів операційний директор Центрального регіону Імпел Гріффін - Олексій Воронов.

- Олексій, вітаю. Ось уже як 2 місяці пройшло з завершення пісенного конкурсу Eurovision 2017, який твоїй команді випала честь обслуговувати. Скажи, як ви отримали цей контракт? Які послуги надавали в рамках договору? І чи не було побоювань за репутацію компанії, адже цей конкурс завжди знаходиться під пильною увагою журналістів, європейських комісій і громадськості, які раз у раз норовлять висловити свою недовіру державі, організаторам і постачальникам послуг?

Добридень! У квітні 2017р. Національна громадська телерадіокомпанія України (далі НТКУ - прим. Ред.) Опублікувала тендер на закупівлю послуг в державній онлайн - системі Prozorro. За підсумками закупівлі Імпел Гріффін була визначена переможцем, запропонувавши найбільш вигідну ціну. Підготовка документів до даного проекту була скрупульозною і місцями з творчим підходом. Варто відзначити, що не тільки ціна зіграла вирішальну роль в нашій перемозі, але і наш успішний досвід в обслуговуванні чемпіонату з футболу Євро-2012. В рамках договору з НТКУ ми надавали послуги з супроводу та забезпечення технологічних процесів надаючи тимчасовий персонал на час проведення конкурсу, а саме: послуги вантажників, послуги з установки сцени, освітлювальних приладів, монтажі колон, звукового і відео устаткування. Практично жодна будівля на МВЦ не обходилась без нашої участі. Також, тижнем пізніше ми виграли тендер із збирання та вивезення сміття в будівлі МВЦ. Я чесно зізнаюся, що ми готувалися до конкурсу задовго до публікації тендера: моніторили тендерний майданчик, створювали презентацію реалізації проекту, в робочих групах готували унікальну пропозицію. Спочатку ми розуміли, що наш досвід в обслуговуванні подібних заходів послужить нам хорошою опорою і сподівалися на перемогу.

Так, Eurovision 2017 дуже резонансний конкурс: це і гарна реклама і успішний кейс або, з іншого боку, репутаційні ризики. Ми розуміли і усвідомлювали те, що в разі неякісного обслуговування або в разі, як це часто буває «під одну гребінку» ми можемо викликати на себе обурення з боку ЗМІ. Тому налаштовувалися на бездоганне і відкрите співробітництво не тільки з замовником, а й з громадськістю. Чесно обговорюючи з журналістами труднощі і успіхи, обумовлюючи тендерний бюджет, оклади робітників і інші деталі ми давали зрозуміти, що нам приховувати нічого і ми з радістю готові ділитися ходом проекту. Це позитивно позначилося і на репутації Імпел Гріффін і на репутації НТКУ.

- Олексій, спасибі. З огляду на той факт, що тендери були опубліковані на початку квітня, а конкурс стартував в першій декаді травня, дозволь спитати: як вдалося запустити проект в такі стислі терміни? Скільки пішло часу на повну «боєздатність»? Скільки людей було задіяно в підготовці? Чи були труднощі?

Так як офіційна процедура закупівлі проходила дійсно з серйозним запізненням, по відношенню до реальних термінів робіт, ми були змушені розпочати підготовчі процесам в той же день, коли НТКУ визначив нас переможцями. До робіт ми приступили вже через 3 дні після, до підписання договору. Така необачність нам не властива, зізнаюся чесно, але рішення «рятувати» репутацію Замовника і країни було прийнято блискавично. Ми вийшли на роботи раніше обумовлених термінів на прохання представників організатора, тому як розуміли, що не зроби ми цього, зрив проекту неминучий, потрібно було проявляти лояльність. Договір був укладений відразу після старту робіт в рамках і термінах чинного законодавства.

Труднощі були звичайно, куди ж без них (сміється). Як ти зазначила, проблема полягала в термінах. Роботи з пошуку персоналу велися цілодобово, без вихідних і свят. У перші тижні монтажу вийшло понад 120 чоловік. Далі в добу працювало від 150 до 250 чоловік технічного персоналу. Також не обійшлося без «труднощів перекладу», тому що керівниками процесів монтажу з боку організатора були в основному іноземці, необхідні були люди зі знанням технічної англійської мови. У нашій країні виконроб / вантажник або керівник робочої бригади зі знанням англійської мови все ще залишається «дивовижним звіром». Але і з цим завданням відділ масового підбору персоналу Імпел Гріффін впорався на відмінно. За що я щиро їм дякую і хвалю. Важко було на самому початку: підбір персоналу в авральних умовах, оперативний збір робочої групи з навчання техніці безпеки, масовий документообіг і т.д. Виникали і непередбачені обставини, наприклад: ми планували, що в перебігу одного конкретного дня має прийти 24 фури з обладнанням, організували людей. Але машини прийшли зі значним запізненням, за 1 годину до закінчення зміни. Ми домовлялися з людьми, оперативно збирали нові зміни і виходили з ситуацій практично безболісно. Такі форс-мажори і успішні їх подолання допомогли нам налагодити не тільки ділові, а й дружні відносини з Замовником та іноземними організаторами робіт. 

Як відбирали персонал? Чи були якісь особливі критерії відбору?

Персонал відбирали в два етапи. Після офіційного оформлення всіх документів співробітник допускався до роботи. Спочатку персонал відвідував наш офіс. Відділ по персоналу Імпел Гріффін дивився, щоб людина вселяла довіру, володіла хорошими людськими якостями. Потім, всі паспортні дані працівника передавалися в службу безпеки «НТКУ», де наші люди проходили фінальний етап акредитації.

- Розумію, що складно в такі стислі терміни набрати таку кількість персоналу. Як вам це вдалося? Ви залучали додаткових рекрутерів?

Так, я не приховую, було складно. Але складність полягала не тільки в оперативному підборі персоналу, але і в обмеженому бюджеті. У моменти проведення масштабних концертів або заходів в Києві, в онлайн - ресурси з пошуку персоналу «викидається» безліч відкритих вакансій. Особливо це стосується технічного та тимчасового персоналу. Виконавців в результаті залишається менше, ніж вакансій. Люди вибирають де «дорожче». Ні, ми не залучали додаткових рекрутерів, тому що підбір персоналу - це наш основний вид діяльності. Ми надаємо послуги аутстаффінгу, займаючись цим вже багато років і маючи в даній сфері дуже великий досвід. Ми намагалися задіяти всі способи і методи з пошуку, якими користуємося і в яких впевнені. Це і онлайн - ресурси і сарафанне радіо з расшарюванням «help» в соціальних мережах і поїздки в гуртожитки університетів. Дуже хороший результат дала реклама в міжміському транспорті, реклама в селах міського типу під Києвом. Нам все вдалося. Я цьому дуже радий.

- Молодці! Під час прямих ефірів наш персонал також був задіяний на роботах в МВЦ? Що входило в їхні обов'язки?

Протягом всієї підготовки і монтажу сцени з сотень хлопців, було відібрано 35 чоловік, кращі з кращих. З них ми створили бригаду, яка забезпечувала комфортне та якісне виступ конкурсантів. Ці люди тренувалися по системі «Формули -1»: зміна декорацій, прибирання сцени після кожного виступу, піднос до сцени реквізитів, управління спецефектами, управління прожекторами - все в суворо відведений час з суворо відведеного місця. Точно можу сказати, що без цих хлопців конкурс міг не відбутися.

- Чи були якісь казуси під час репетицій і зйомок?

Ні, все було суворо за регламентом. Ми готувалися ретельно і не мали права на помилку.

- Поділіться цифрами проекту. Яку загальну кількість людино-годин було зафіксовано в рамках проекту? Якщо є ще якісь показники, розкажи про них.

В рамках двох договорів нам вдалося відпрацювати в цілому 3400 змін по 12 годин. Роботи велися цілодобово. Потік людей був величезним, на співбесіду прийшло понад 1000 чоловік. Хтось працював з нами з самого початку і до кінця, хтось приходив тільки на годину пікового завантаження (монтаж і демонтаж конструкцій).

- Як ти оцінюєш взаємодія з Замовником? Чи було все чітко, згідно домовленостей або все ж не обійшлося без «непорозуміння»?

Досвід роботи з ПАТ «Національна громадська телерадіокомпанія України» особисто для мене був дуже корисний, хоча працювати було не легко, зізнаюся. Відчуття по завершенню проекту дуже і дуже позитивні. Важливо, що незважаючи на всі складнощі, Замовник залишився нами задоволений і щиро дякував за високий рівень. При виникненні спірних питань, ми з розумінням ставилися до вимог один одного і намагалися знаходити компромісні рішення. Обидві сторони віддавали собі звіт в тому, що це проект національного масштабу. І це нас об'єднувало.

- Сьогодні, озираючись назад і аналізуючи всю роботу за проектом, що б ти відзначив у першу чергу? Що ви винесли, який досвід?

Збудувавши довірчі відносини з Замовником, доводячи свій професіоналізм не словом, а ділом можна з успіхом реалізувати навіть найскладніший проект. Зібравши команду однодумців і професіоналів можна перевернути гори, а якщо правильно зацікавити і мотивувати людей, будь-який проект приречений на успіх. Ми впоралися з поставленим завданням і розуміємо, що нездійсненних завдань не існує. Особисто мені цей проект дав колосальний досвід і я буду радий нести його далі, ділитися ним з іншими нашими клієнтами.

- Скажи чесно, твоя команда «за» такі проекти або все ж щоденне комплексне обслуговування їм до душі більше, ніж разові і такі гучні проекти?

Я однозначно «за» такі проекти. Тому що це цікаво, це тримає в тонусі. А команда - команда за мене. Вони ніколи не підводять, незважаючи на те, що ми обслуговуємо: відділення банку, супермаркет або Eurovision 2017.

- Кому ти хочеш подякувати за успішно проведені роботи в проекті і до кого звернутися?

Подякувати хочу всм операційним менеджерам Центрального регіону Імпел Гріффін. Навіть тих, хто не мав відношення до проекту Eurovision, вони дуже старалися економити мій час, якісно підходячи до вирішення всіх питань по іншим нашим об'єктам. Окремо хочу відзначити Короп Андрія, менеджера проекту Eurovision з нашого боку. Андрій працював цілодобово, завдяки його самовідданості все пройшло максимально вдало. Хочу подякувати відділ масового підбору персоналу, які не покладаючи рук працювали у вихідні дні і навіть поза робочий час. І звичайно ж висловлюю величезну подяку менеджеру з державних закупівель, Ользі Бондаренко. Протягом всього проекту вона була на зв'язку з Замовником і часто допомагала знаходити правильні рішення в складних ситуаціях. Спасибі всій команді Імпел Гріффін за підтримку. Озираючись назад, я дуже задоволений тим обсягом роботи, який ми виконали. Я дуже задоволений результатом і я дуже пишаюся нашою країною.

- Льоша, спасибі за інтерв'ю! Хороших тобі проектів, успіхів і вдячних клієнтів!

______________________________________

Ось так для нас пройшов проект Eurovision 2017. Ось такі історії і ще багато нерозказаних, можливо. У висновку хочеться відзначити лише одне: наша країна готова до будь-якого проекту, а якщо бути точніше, наші люди - ті прості роботяги за лаштунками, здатні на багато що! Ними варто пишатися.

Катерина Паерелі.