Как всем известно, большинство наших соотечественников несколько скептически относились к проведению песенного конкурса Eurovision 2017 в Украине. Многие СМИ то и дело обсуждали некачественную подготовку и подвергали сомнению успешность проекта. К счастью, команде Импел Гриффин довелось изнутри наблюдать за кропотливой работой профессионалов, непосредственно принимая участие в историческом событии. Украина очередной раз довела всем скептикам и европейским странам, что мы можем проводить такие масштабные мероприятия и можем это делать на действительно достойном уровне.
Сегодня, когда эмоциональное состояние после конкурса стабилизировалось, настало время сделать выводы и проанализировать работу сотни людей, чью деятельность не освещали вспышками фото и видеокамер.
На вопросы ответил операционный директор Центрального региона Импел Гриффин – Алексей Воронов.
- Алексей, приветствую. Вот уже как 2 месяца прошло с завершения песенного конкурса Eurovision 2017, который твоей команде выпала честь обслуживать. Скажи, как вы получили данный контракт? Какие услуги предоставляли в рамках договора? И не было ли опасений за репутацию компании, ведь данный конкурс всегда находится под пристальным вниманием журналистов, европейских комиссий и общественности, которые то и дело норовят высказать свое недоверие государству, организаторам и поставщикам услуг?
Добрый день! В апреле 2017г. Национальная общественная телерадиокомпания Украины (далее НТКУ - примеч. ред.) опубликовала тендер на закупку услуг в государственной онлайн - системе Prozorro. По итогам закупки Импел Гриффин была определена победителем, предложив наиболее выгодную цену. Подготовка документов к данному проекту была скрупулезной и местами с творческим подходом. Стоит отметить, что не только цена сыграла решающую роль в нашей победе, но и наш успешный опыт в обслуживании чемпионата по футболу Евро-2012. В рамках договора с НТКУ мы предоставляли услуги по сопровождению и обеспечению технологических процессов предоставляя временный персонал на время проведения конкурса, а именно: услуги грузчиков, услуги по установке сцены, осветительных приборов, монтаже колон, звукового и видео оборудования. Практически ни одна постройка на МВЦ не обходилась без нашего участия. Также, неделей позже мы выиграли тендер по сбору и вывозу мусора в здании МВЦ. Я честно признаюсь, что мы готовились к конкурсу задолго до публикации тендера: мониторили тендерную площадку, составляли презентацию реализации проекта, в рабочих группах готовили уникальное предложение. Изначально мы понимали, что наш опыт в обслуживании подобных мероприятий послужит нам хорошей опорой и надеялись на победу.
Да, Eurovision 2017 очень резонансный конкурс: это и хорошая реклама и успешный кейс или, с другой стороны, репутационные риски. Мы понимали и отдавали себе отчет в том, что в случае некачественного обслуживания или в случае, как это часто бывает «под одну гребенку» мы можем вызвать на себя негодование со стороны СМИ. Поэтому настраивались на безупречное и открытое сотрудничество не только с заказчиком, но и с общественностью. Честно обсуждая с журналистами трудности и успехи, оговаривая тендерный бюджет, оклады рабочих и другие детали мы давали понять, что нам скрывать нечего и мы с радостью готовы делиться ходом проекта. Это положительно сказалось и на репутации Импел Гриффин и на репутации НТКУ.
- Алексей, спасибо. Учитывая тот факт, что тендеры были опубликованы в начале апреля, а конкурс стартовал в первой декаде мая, позволь спросить: как удалось запустить проект в такие сжатые сроки? Сколько ушло времени на полную «боеготовность»? Сколько людей было задействовано в подготовке? Были ли трудности?
Так как официальная процедура закупки проходила действительно с серьезным опозданием, по отношению к реальным срокам работ, мы были вынуждены приступить к подготовительным процессам в тот же день, когда НТКУ определил нас победителями. К работам мы приступили уже через 3 дня после, до подписания договора. Такая опрометчивость нам не свойственна, признаюсь честно, но решение «спасать» репутацию Заказчика и страны принялось молниеносно. Мы вышли на работы ранее оговоренных сроков по просьбе представителей организатора, потому как понимали, что не сделай мы этого, срыв проекта неизбежен, нужно было проявлять лояльность. Договор был заключен сразу после старта работ в рамках и сроках действующего законодательства.
Трудности были конечно, куда же без них (смеется). Как ты отметила, проблема состояла в сроках. Работы по поиску персонала велись круглосуточно, без выходных и праздников. В первые недели монтажа вышло более 120 человек. Далее в сутки работало от 150 до 250 человек технического персонала. Также не обошлось без «трудностей перевода», т.к. руководителями процессов монтажа со стороны организатора были в основном иностранцы, необходимы были люди со знанием технического английского языка. В нашей стране прораб/грузчик или руководитель рабочей бригады со знанием английского языка все еще остается «диковинным зверем». Но и с этой задачей отдел массового подбора персонала Импел Гриффин справился на отлично. За что я искренне их благодарю и хвалю. Тяжело было в самом начале: подбор персонала в авральных условиях, оперативный сбор рабочей группы по обучению технике безопасности, массовый документооборот и т.д. Возникали и непредвиденные обстоятельства, например: мы планировали, что в течении одного конкретного дня должно прийти 24 фуры с оборудованием, организовали людей. Но машины пришли со значительным опозданием, за 1 час до окончания смены. Мы договаривались с людьми, оперативно собирали новые смены и выходили из ситуаций практически безболезненно. Такие форс-мажоры и успешные их преодоления помогли нам наладить не только деловые, но и дружеские отношения с Заказчиком и иностранными организаторами работ.
Как отбирали персонал? Были ли какие-то особенные критерии отбора?
Персонал отбирали в два этапа. После официального оформления всех документов сотрудник допускался к работе. Сначала персонал посещал наш офис. Отдел по персоналу Импел Гриффин смотрел, чтобы человек внушал доверие, обладал хорошими человеческими качествами. Затем, все паспортные данные работника передавались в службу безопасности «НТКУ», где наши люди проходили финальный этап аккредитации.
- Понимаю, что сложно в такие сжатые сроки набрать такое количество персонала. Как вам это удалось? Вы привлекали дополнительных рекрутеров?
Да, я не скрою, было сложно. Но сложность состояла не только в оперативном подборе персонала, но и в ограниченном бюджете. В моменты проведения масштабных концертов или мероприятий в Киеве, в онлайн - ресурсы по поиску персонала «выбрасывается» великое множество открытых вакансий. Особенно это касается технического и временного персонала. Исполнителей в итоге остается меньше, чем вакансий. Люди выбирают где «подороже». Нет, мы не привлекали дополнительных рекрутеров, т.к. подбор персонала – это наш основной вид деятельности. Мы предоставляем услуги аутстаффинга, занимаясь этим уже много лет и имея в данной сфере очень большой опыт. Мы старались задействовать все способы и методы по поиску, какими пользуемся и в коих уверены. Это и онлайн - ресурсы и сарафанное радио с расшариванием «help» в социальных сетях и поездки в общежития университетов. Очень хороший результат дала реклама в междугороднем транспорте, реклама в селах городского типа под Киевом. Нам все удалось. Я этому очень рад.
- Молодцы! Во время прямых эфиров наш персонал также был задействован на работах в МВЦ? Что входило в их обязанности?
На протяжении всей подготовки и монтажа сцены из сотен ребят, были отобраны 35 человек, лучшие из лучших. Из них мы создали бригаду, которая обеспечивала комфортное и качественное выступление конкурсантов. Эти люди тренировались по системе «Формулы -1»: смена декораций, уборка сцены после каждого выступления, поднос к сцене реквизитов, управление спецэффектами, управление прожекторами - все в строго отведенное время со строго отведенного места. Точно могу сказать, что без этих ребят конкурс мог не состояться.
- Были ли какие-то казусы во время репетиций и съемок?
Нет, все было строго по регламенту. Мы готовились тщательно и не имели права на ошибку.
- Поделитесь цифрами проекта. Какое общее количество человеко-часов было зафиксировано в рамках проекта? Если есть еще какие-то показатели, расскажи о них.
В рамках двух договоров нам удалось отработать в общей сложности 3400 смен по 12 часов. Работы велись круглосуточно. Поток людей был огромным, на собеседование пришло более 1000 человек. Кто-то работал с нами с самого начала и до конца, кто-то приходил только в час пиковой загрузки (монтаж и демонтаж конструкций).
- Как ты оцениваешь взаимодействие с Заказчиком? Было ли все гладко, согласно договоренностей или все же не обошлось без «недопонимания»?
Опыт работы с ПАО «Национальная общественная телерадиокомпания Украины» лично для меня был очень полезен, хотя работать было не легко, признаюсь. Ощущения по завершению проекта очень и очень позитивные. Важно, что несмотря на все сложности, Заказчик остался нами доволен и искренне благодарил за высокий уровень. При возникновении спорных вопросов, мы с пониманием относились к требованиям друг друга и старались находить компромиссные решения. Обе стороны отдавали себе отчет в том, что это проект национального масштаба. И это нас объединяло.
- Сегодня, оглядываясь назад и анализируя всю работу по проекту, что бы ты отметил в первую очередь? Что вы вынесли, какой опыт?
Выстроив доверительные отношения с Заказчиком, доказывая свой профессионализм не словом, а делом можно с успехом реализовать даже самый сложный проект. Собрав команду единомышленников и профессионалов можно свернуть горы, а если правильно заинтересовать и мотивировать людей, любой проект обречен на успех. Мы справились с поставленной задачей и понимаем, что невыполнимых задач не существует. Лично мне этот проект дал колоссальный опыт и я буду рад нести его дальше, делится им с другими нашими клиентами.
- Скажи честно, твоя команда «за» такие проекты или все же ежедневное комплексное обслуживание им по душе больше, нежели разовые и такие громкие проекты?
Я однозначно «за» такие проекты. Потому что это интересно, это держит в тонусе. А команда - команда за меня. Они никогда не подводят, несмотря на то, что мы обслуживаем: отделение банка, супермаркет или Eurovision 2017.
- Кого ты хочешь поблагодарить за успешно проведенные работы в проекте и к кому обратиться?
Поблагодарить хочу всех операционных менеджеров Центрального региона Импел Гриффин. Даже тех, кто не имел отношения к проекту Eurovision, они очень старались экономить моё время, качественно подходя к решению всех вопросов по другим нашим объектам. Отдельно хочу отметить Карп Андрея, менеджера проекта Eurovision с нашей стороны. Андрей работал сутками, благодаря его самоотверженности все прошло максимально удачно. Хочу поблагодарить отдел массового подбора персонала, которые не покладая рук работали в выходные дни и даже вне рабочее время. И конечно же выражаю огромную благодарность менеджеру по государственным закупкам, Ольге Бондаренко. На протяжении всего проекта она была на связи с Заказчиком и часто помогала находить верные решения в сложных ситуациях. Спасибо всей команде Импел Гриффин за поддержку. Оглядываясь назад, я очень доволен тем объемом работы, который мы проделали. Я очень доволен результатом и я очень горжусь нашей страной.
- Леша, спасибо за интервью! Хороших тебе проектов, успехов и благодарных клиентов!
______________________________________
Вот так для нас прошел проект Eurovision 2017. Вот такие истории и еще много нерассказанного, возможно. В заключении хочется отметить лишь одно: наша страна готова к любому проекту, а если быть точнее, наши люди - те простые работяги за кулисами, способны на многое! Ими стоит гордиться.
Катерина Паерели.