У зв'язку з тим, що спалах COVID-19 тепер оголошено пандемією, багато компаній України перейшли або переходять на віддалений режим роботи та заохочують співробітників працювати з дому. Дистанційна робота має свої переваги. Вам не потрібно витрачати час на трансфер, тому ви можете поспати трохи довше або насолодитися свіжою ранковою прогулянкою. Ваш гнучкий графік дозволяє вам вирішувати паралельно домашні справи або зайнятися спортом у другій половині дня. Також ви можете уникнути відволікаючих чинників, настільки поширених в сучасних офісах відкритого типу.

Проте, робота з дому може викликати труднощі. Коли ваш будинок та офіс знаходяться в одному місці, вирішальне значення має встановлення меж та підтримання балансу між роботою та особистим життям.

Також виникають і інші проблеми. Через відсутність особистого контакту та перерв на каву з вашими колегами ви можете відчувати себе самотніми та ізольованими. З частими прогулянками до холодильника в піжамі, балакучими членами сім'ї або постійним зачаруванням теплого та затишного дивана складно залишатися продуктивним.

У Імпел Гріффін усі адміністративні співробітники по всій Україні переведені на віддалену роботу. У цій статті ми хотіли б поділитися нашими порадами по ефективній роботі з дому.

 

1. Встановіть ваш робочий час


Перше, що вам потрібно зробити при переході на віддалену роботу, це визначити, коли саме ви перебуваєте на роботі, а коли ні. Спробуйте дотримуватися свого графіка. Це допоможе вам зосередитися на своїх завданнях в робочий час, та розслабитися, коли ви закінчите всі завдання.


Дистанційна робота надає вам гнучкість, але важливо зберігати збалансованість вашого графіка. Наприклад, якщо ви працювали пізно вночі, вам потрібно більше часу приділяти собі на наступний ранок.
Щоб зосередитися, спробуйте вести календар та строго фіксувати свої завдання. Це відмінний спосіб уникнути прокрастинації, та уникнути перемикання між завданнями. Ось приклад такого розкладу від нашого співробітника, створеного в Google календарі:

Ми також рекомендуємо використовувати інструмент для відстеження часу з метою підвищення вашої продуктивності та перевірки того, скільки часу ви дійсно витрачаєте на кожну задачу. Ось парочка класних сервісів від нашої команди: Pomotroid, Forest, Habitica.

Pomotroid

Pomotroid допоможе вам якісно відстежувати час витрачений на завдання. Кнопка відтворення/паузи запускає та зупиняє таймер, червоний колір вказує на час роботи, зелений – на коротку перерву, а синій - на тривалу.

Forest

Програма щодо поліпшення продуктивності: в налаштуваннях можна вказати сайти та додатки, які заважають ефективній роботі. Якщо вам необхідно попрацювати одну годину, не відволікаючись на смартфон, виберіть цей проміжок та зазначте час. Почне рости віртуальне дерево. Якщо ви не будете чіпати смартфон, дерево виросте — це означає, що все добре, ви впоралися. В іншому випадку дерево загине. З дерев можна створити цілий ліс.

Habitica

Програма з елементами гри. За щоденний список справ додаток нараховує вам бали, хвалить за виконані завдання, підвищує рівень та навіть штрафує, якщо пункт зі списку справ не виконано. Нам особливо до душі цей інструмент!

RescueTime


Обов'язково зверніть увагу на сервіс RescueTime. Це спаситель для тих, кому важлива продуктивність та особливо для тих, хто працює віддалено. RescueTime - це один з найбільш якісних таймтрекеров. Ви дізнаєтеся, на які сайти витрачаєте найбільше часу, скільки годин присвятили електронній пошті, на що відволікалися, які сайти відвідували. За вашим бажанням програма може заблокувати непотрібні сайти або соц. мережі. Це відмінна штука для тих, хто постійно прагне до максимальної продуктивності.

2. Підготуйте робоче місце

Так заманливо залишатися в теплому ліжку з ноутбуком, але це не найкраща ідея. Нехай ваше ліжко залишиться місцем відпочинку та усамітнення, для цього негайно вставайте та створіть окреме робоче місце. Це може бути письмовий стіл підготовлений для таких завдань або просто ваш кухонний стіл. Суть в тому, щоб встановити чіткі межі між вашою роботою та особистим простором. Наприклад, коли ви сидите за столом з підключеним зовнішнім монітором та клавіатурою, ви перебуваєте в робочому режимі, і ніщо не повинно відволікати вас від ваших завдань.

3. Підготуйте техніку та онлайн сервіси

Переконайтеся, що у вас є все необхідне для роботи: швидкий інтернет, доступ до внутрішніх ресурсів компанії, робочі навушники та веб-камера. Швидше за все, вам буде потрібно брати участь у багатьох відеодзвінках, тому краще все перевірити заздалегідь: працездатність навушників, мікрофона, заряду ноутбука / смартфона / планшета. Також будьте готові швидко перемикатися між інструментами конференц-зв'язку. Якщо є проблеми зі Skype, будьте готові перейти на Viber, Freeconferencecall і так далі. Це допоможе вашій команді зосередитися на обговоренні головних питань, а не на технічних проблемах.

4. Придумайте ранковий ритуал, щоб швидко включитися в роботу

Коли ви працюєте в офісі, все просто. Ви виходите з дому, проводите якийсь час у дорозі, заходите до будівлі, включаєте комп'ютер, заварюєте каву – все, ви готові до роботи. З віддаленою роботою це трохи складніше. Звідки ви знаєте, що ваш робочий день почався?

Важливо дотримуватися того звичного порядку, який переводить вас в робочий режим. Ви можете прийняти душ, випити кави та одягнутися в точності так, як ви це робите, перш ніж йти до офісу. Або ви можете почати свій день з тренування або короткої прогулянки, а потім відразу приступити до своїх завдань.

5. Встановіть правила для домочадців

На жаль, деякі люди думають, що робота дома це одне і теж саме, що безробітний взагалі. Члени вашої родини можуть очікувати від вас повної готовності зустріти посилку, зварити борщ, вигуляти собаку, зробити домашню роботу або просто поспілкуватися з ними в будь-який час. Дайте їм знати, коли ваш робочий час починається та коли закінчується і попросіть усамітнення, щоб ви не відволікалися під час роботи. Поділіться з рідними своїм календарем на день, щоб вони знали, коли вас відволікати не можна та коли у вас очікується перерва. Переконайте свою сім'ю, що ви обов'язково проведете деякий час разом, як тільки ви завершите завдання або зробите перерву.

6. Робіть перерви та дихайте повітрям

Якщо ви звикли ходити або їздити на велосипеді на роботу, ви швидко відчуєте, як робота дома позбавляє вас свіжого повітря та фізичної активності. Ви просто сидите у тій самій кімнаті, дивлячись на монітор, з рідкісними перебіжками до холодильника та назад.
Заплануйте свої перерви, щоб відпочити від екрана монітора. Вигуляйте собаку, провітріть квартиру або зробіть міні-тренування в вітальні. Не витрачайте свої перерви на перегляд новин про коронавірус та фондові біржі, мозок також повинен відпочивати.

7. Компенсуйте відсутність спілкування

В офісі велика частина спілкування відбувається віч-на-віч. Ви завжди можете підійти до колеги, щоб поговорити або обмінятися божевільними ідеями про новий проєкт під час приготування кави або ж запитати про виконання того чи іншого завдання. А ось коли ви працюєте віддалено, у вас може виникнути відчуття вакууму, ніби ви що щось втрачаєте.


Тому використання Viber, Telegram або інших месенджерів проходить більш активно, ніж раніше. Спілкуйтеся з вашими колегами. Дайте їм знати, над чим ви зараз працюєте, як ваше самопочуття. Запитайте про їх здоров'я та проєкти. Попросіть про зворотний зв'язок та надайте його іншим. Розміщуйте щоденні новини у групі своєї команди, щоб всі були на одній сторінці та знали, що відбувається у компанії. Ми, наприклад, дуже активізувалися в наших численних робочих групах у Viber. Щогодини ми обмінюємося новинами, ділимося етапами роботи над проєктами та жартуємо. Так, так, позитив допомагає триматися та розганяти хмари.


Будьте чуйні в листуванні, оскільки ваші колеги не можуть прийти до вас особисто та дізнатися стан завдань, поквапити вас за строковими та важливими питаннями.
Крім робочих питань, кожному з нас зараз дуже важливо відчувати зв'язок та присутність. Знайдіть час поговорити з колегами про спільні інтереси або посміятися над новими мемами. У Імпел Гріффін є група, де кожен може поділитися моментами зі свого життя, опублікувати фотографії свої або свого хобі, поділитися новиною ззовні та просто пожартувати. Ви можете навіть спробувати впровадити на момент карантину віртуальні кава-брейки, з відео зв'язком.

8. Складіть щотижневий план

У п'ятницю приділіть час плануванню завдань на наступний тиждень та намітьте найбільш важливі завдання, які вам необхідно виконати. Це заощадить вам багато часу в понеділок вранці. Замість того, щоб намагатися згадати, що ви збиралися зробити, ви зможете відразу перейти до пріоритетних завдань.
Щоб зробити таке планування в п'ятницю звичкою, встановіть нагадування у календарі. Ви можете легко зробити це в Гугл календар як ми це робимо в Імпел Гріффін. Просто введіть «Планую свій тиждень щоп'ятниці о 18.00» і додаток буде нагадувати вам про це щотижня.

9. Не забудьте припинити працювати

Як? Так! Як сказано було вище, встановлення меж та підтримання балансу між роботою та особистим життям є ключовим елементом ефективної віддаленої роботи. Ви виконали велику роботу, щоб залишатися продуктивним та зосередженими протягом дня і тепер настав час вимкнути режим роботи.
Придумайте ритуал, який вказує на те, що ваш робочий день закінчився. Закрийте всі програми, пов'язані з роботою, подихайте свіжим повітрям біля вікна або вийдіть на прогулянку з собакою. Або просто почніть грати у свою улюблену відеогру.
Ще один чудовий спосіб закінчити свій день — втягнути себе у звичайне заняття спортом або в освітню діяльність. Якщо ваше тренування з фітнесу починалося о 19.00 годині вечора, у вас не буде іншого вибору, окрім як виключити комп'ютер о 18:30 та почати готуватися до домашнього тренування.

 

Бережіть себе та дотримуйтеся балансу між роботою та особистим життям.