В связи с тем, что вспышка COVID-19 теперь объявлена пандемией, многие компании Украины перешли или переходят на удаленный режим работы и поощряют сотрудников работать из дома. Удаленная работа имеет свои преимущества. Вам не нужно тратить время на трансфер, поэтому вы можете поспать немного дольше или насладиться свежей утренней прогулкой. Ваш гибкий график позволяет решать параллельно домашние дела или заняться спортом во второй половине дня. Также вы можете избежать отвлекающих факторов, столь распространенных в современных офисах открытого типа.

Однако, работа из дома может вызвать трудности. Когда ваш дом и офис находятся в одном месте, решающее значение имеет установление границ и поддержание баланса между работой и личной жизнью.

Также возникают и другие проблемы. Из-за отсутствия личного контакта и перерывов на кофе с вашими коллегами вы можете чувствовать себя одинокими и изолированными. С частыми прогулками к холодильнику в пижаме, говорящими членами семьи или постоянным очарованием теплого и уютного дивана сложно оставаться продуктивным.

В Импел Гриффин все административные сотрудники по всей Украине переведены на удаленную работу. В этой статье мы хотели бы поделиться нашими советами по эффективной работе из дома.

1. Установите ваше рабочее время

 

Первое, что вам нужно сделать при переходе на удаленную работу, это определить, когда именно вы находитесь на работе, а когда нет. Попробуйте придерживаться своего графика. Это поможет вам сосредоточиться на своих задачах в рабочее время, и расслабиться, когда вы закончите все задания.

Удаленная работа предоставляет вам гибкость, но важно сохранять сбалансированность вашего графика. Например, если вы работали поздно ночью, вам нужно больше времени уделять себе на следующее утро.
Чтобы сосредоточиться, попробуйте вести календарь и строго фиксировать свои задачи. Это отличный способ избежать прокрастинации и избежать переключения между задачами. Вот пример такого расписания от нашего сотрудника, созданного в Google календаре:

Мы также рекомендуем использовать инструмент для отслеживания времени с целью повышения вашей производительности и проверки того, сколько времени вы действительно тратите на каждую задачу. Вот парочка классных сервисов от нашей команды: Pomotroid, Forest, Habitica.

Pomotroid

Pomotroid поможет вам качественно отслеживать время потраченное на задание. Кнопка воспроизведения/паузы запускает и останавливает таймер, красный цвет указывает на время работы, зеленый - на короткий перерыв, а синий - на длительность.

Forest

Программа по улучшению производительности: в настройках можно указать сайты и приложения, которые мешают эффективной работе. Если вам необходимо поработать час, не отвлекаясь на смартфон, выберите промежуток и укажите время. Начнет расти виртуальное дерево. Если вы не будете трогать смартфон, дерево вырастет — это значит, что все хорошо, вы справились. В противном случае дерево погибнет. С деревьев можно создать целый лес.

Habitica

Программа с элементами игры. За ежедневный список дел приложение насчитывает вам баллы, хвалит за выполненные задания, повышает уровень и даже штрафует, если пункт из списка дел не выполнено. Нам очень по душе этот инструмент!

RescueTime


Обязательно обратите внимание на сервис RescueTime. Это спаситель для тех, кому важна производительность и особенно для тех, кто работает удаленно. RescueTime - это один из самых качественных таймтрекеров. Вы узнаете, на какие сайты тратите больше времени, сколько часов посвятили электронной почте, на что отвлекались, какие сайты посещали. По вашему желанию программа может заблокировать ненужные сайты или соц. сети. Это отличная штука для тех, кто постоянно стремится к максимальной производительности.

2. Подготовьте рабочее место

Так заманчиво оставаться в теплой постели с ноутбуком, но это не лучшая идея. Пусть ваша кровать останется местом отдыха и уединения, для этого немедленно вставайте и создайте отдельное рабочее место. Это может быть письменный стол или просто ваш кухонный стол. Суть в том, чтобы установить четкие границы между вашей работой и личным пространством. Например, когда вы сидите за столом с подключенным внешним монитором и клавиатурой, вы находитесь в рабочем режиме, и ничто не должно отвлекать вас от ваших задач.

3. Подготовьте технику и онлайн сервисы

Убедитесь, что у вас есть все необходимое для работы: быстрый интернет, доступ к внутренним ресурсам компании, рабочие наушники и веб-камера. Скорее всего, вам потребуется принимать участие во многих видео вызовах, поэтому лучше все проверить заранее: работоспособность наушников, микрофона, заряда ноутбука/смартфона/планшета. Также будьте готовы быстро переключаться между инструментами конференц-связи. Если есть проблемы со Skype, будьте готовы перейти на Viber, Freeconferencecall, Zoom и так далее. Это поможет вашей команде сосредоточиться на обсуждении главных вопросов, а не на технических проблемах.

4. Придумайте утренний ритуал, чтобы быстро включиться в работу

Когда вы работаете в офисе, все просто. Вы выходите из дома, проводите время в пути, заходите в здание, включаете компьютер, завариваете кофе — все, вы готовы к работе. С удаленной работой это немного сложнее. Откуда вы знаете, что ваш рабочий день начался?

Важно придерживаться того привычного порядка, который переводит вас в рабочий режим. Вы можете принять душ, выпить кофе и одеться в точности так, как вы это делаете, прежде чем идти в офис. Или вы можете начать свой день с тренировки или короткой прогулки, а потом сразу приступить к своим задачам.

5. Установите правила для домочадцев

К сожалению, некоторые люди думают, что работа дома это одно и то же, что каникулы. Члены вашей семьи могут ожидать от вас полной готовности встретить посылку, сварить борщ, выгулять собаку, сделать домашнюю работу или просто пообщаться с ними в любое время. Дайте им знать, когда ваше рабочее время начинается и когда заканчивается и попросите уединения, чтобы вы не отвлекались во время работы. Поделитесь с родными своим расписанием на день, чтобы они знали, когда вас отвлекать нельзя и когда у вас ожидается перерыв. Убедите свою семью, вы обязательно проведете с ними время , как только вы завершите задание или сделаете перерыв.

6. Делайте перерывы и дышите воздухом

Если вы привыкли ходить или ездить на велосипеде на работу, вы быстро почувствуете, как работа дома лишает вас свежего воздуха и физической активности. Вы просто сидите в той же комнате, глядя на монитор, с редкими перебежками к холодильнику и обратно.
Запланируйте свои перерывы, чтобы отдохнуть от экрана монитора. Выгуляйте собаку, проветрите квартиру или сделайте мини-тренировки в гостиной. Не тратьте свои перерывы на просмотр новостей о коронавирусе и фондовые биржи, мозг также должен отдыхать.

7. Компенсируйте отсутствие общения

В офисе большая часть общения происходит с глазу на глаз. Вы всегда можете подойти к коллеге, чтобы поговорить или обменяться безумными идеями о новом проекте во время приготовления кофе или спросить о выполнении той или иной задачи. А вот когда вы работаете удаленно, у вас может возникнуть ощущение вакуума, что вы что-то теряете.

Поэтому использование Viber, Telegram или других мессенджеров проходит более активно, чем раньше. Общайтесь с вашими коллегами. Дайте им знать, над чем вы сейчас работаете, как ваше самочувствие. Спросите об их здоровье и про их проекты. Попросите об обратной связи и предоставьте ее другим. Размещайте ежедневные новости в группе своей команды, чтобы все были на одной странице и знали, что происходит в компании. Мы, например, очень активизировались в наших многочисленных рабочих группах в Viber. Каждый час мы обмениваемся новостями, делимся этапами работы над проектами и шутим. Да, да, позитив помогает держаться и разгонять тучи.

Будьте отзывчивы в переписке, поскольку ваши коллеги не могут прийти к вам лично и узнать состояние задач, поторопить вас по срочным и важными вопросами.
Кроме рабочих вопросов, каждому из нас сейчас очень важно чувствовать связь и присутствие. Найдите время поговорить с коллегами об общих интересах или посмеяться над новыми мемами. В Импел Гриффин есть группа, где каждый может поделиться моментами из своей жизни, опубликовать фотографии свои или своего хобби, поделиться новостью извне и просто пошутить. Вы можете даже попробовать внедрить на момент карантина виртуальные кофе-брейки, с видео связью.

8. Составьте еженедельный план

В пятницу уделите время планированию задач на следующую неделю и наметьте наиболее важные задачи, которые вам необходимо выполнить. Это сэкономит вам много времени в понедельник утром. Вместо того, чтобы пытаться вспомнить, что вы собирались сделать, вы сможете сразу перейти к приоритетным задачам.
Чтобы сделать такое планирование в пятницу привычкой, установите напоминание в календаре. Вы можете легко сделать это в Google календаре как мы это делаем в Импел Гриффин. Просто введите «Планирую свою неделю по пятницам в 18.00» и приложение будет напоминать вам об этом каждую неделю.

9. Не забудьте прекратить работать

Как? Так! Как сказано было выше, установление границ и поддержание баланса между работой и личной жизнью является ключевым элементом эффективной удаленной работы. Вы проделали большую работу, чтобы быть продуктивным и сосредоточенными в течение дня и теперь пришло время выключить режим работы.
Придумайте ритуал, который указывает на то, что ваш рабочий день закончился. Закройте все программы, связанные с работой, подышите свежим воздухом у окна или выйдите на прогулку с собакой. Или просто начните играть в свою любимую видеоигру.
Еще один замечательный способ закончить свой день — втянуть себя в обычное занятие спортом или в образовательную деятельность. Если ваша тренировка по фитнесу начиналось в 19.00 часов вечера, у вас не будет другого выбора, кроме как выключить компьютер в 18:30 и начать готовиться к домашней тренировке.

Берегите себя и сохраняйте баланс между работой и личной жизнью